Découvrez comment Microsoft Dynamics 365 Business Central et Continia Document Capture vous permettent d’automatiser l’ensemble du processus de gestion des factures fournisseurs :

  • Capture intelligente des données par OCR et IA
  • Workflows d’approbation intégrés
  • Concordance automatique avec les commandes et réceptions
  • Gestion des contrats d’achat récurrents
  • Archivage sécurisé et traçabilité complète

Dématérialisez et automatisez la gestion de vos factures fournisseurs

Réduisez les tâches manuelles et gagnez en efficacité

Le traitement des factures fournisseurs reste encore aujourd’hui un processus chronophage pour de nombreuses entreprises. Entre la réception des documents, la saisie des données, les validations internes, le rapprochement avec les commandes et l’archivage, les équipes administratives et financières consacrent un temps considérable à des tâches à faible valeur ajoutée.

Lors de notre dernier webinaire de 45 minutes organisé en collaboration avec Continia, nous avons présenté comment Microsoft Dynamics 365 Business Central et Continia Document Capture permettent d’automatiser l’ensemble de ce processus afin de gagner en productivité, en fiabilité et en visibilité.

Une solution 100 % intégrée à Business Central

Continia est un éditeur de logiciels spécialisé dans l’écosystème Microsoft Dynamics depuis plus de 15 ans. Aujourd’hui, plus de 20’000 entreprises dans 45 pays utilisent ses solutions pour automatiser leurs processus financiers.

L’un des principaux avantages de Continia Document Capture réside dans son intégration native à Microsoft Dynamics 365 Business Central. Contrairement à de nombreuses solutions tierces, les utilisateurs travaillent directement dans leur ERP sans devoir naviguer entre plusieurs applications.

Cette approche permet d’améliorer l’expérience utilisateur, de réduire les erreurs et de simplifier la gestion documentaire au quotidien.

Comment fonctionne le traitement automatisé des factures fournisseurs ?

Le processus présenté lors du webinaire suit plusieurs étapes clés :

  1. Réception des factures papier, PDF ou électroniques
  2. Import automatique dans Business Central
  3. Analyse et reconnaissance des données par OCR intelligent
  4. Contrôle et validation des informations
  5. Workflow d’approbation
  6. Comptabilisation
  7. Archivage sécurisé

L’ensemble du flux documentaire est automatisé tout en conservant une parfaite traçabilité des actions réalisées.

1. Capture intelligente des données grâce à l’OCR

La saisie manuelle représente souvent la partie la plus chronophage du traitement des factures.

Grâce à son moteur OCR enrichi par l’intelligence artificielle, Continia Document Capture extrait automatiquement les informations clés :

  • Fournisseur
  • Numéro de facture
  • Date
  • Montants
  • TVA
  • Références de commande

Les données sont directement proposées dans les champs appropriés de Business Central, réduisant considérablement les interventions manuelles.

2. Concordance automatique avec les commandes d’achat

Une fois les données capturées, la solution peut rapprocher automatiquement les factures avec :

  • Les commandes d’achat
  • Les réceptions de marchandises
  • Les contrats d’achat

Cette fonctionnalité permet d’identifier rapidement les écarts éventuels et d’améliorer la qualité des contrôles internes.

3. Des workflows d’approbation fluides et sécurisés

L’approbation des factures constitue souvent un point de friction dans les organisations.

Avec Continia Document Capture, les documents sont automatiquement acheminés vers les bonnes personnes selon les règles définies par l’entreprise.

Un point particulièrement apprécié est que les utilisateurs Business Central peuvent approuver leurs documents directement depuis l’ERP sans devoir passer par un portail externe. Pour les collaborateurs ne disposant pas d’un accès à Business Central, un portail web dédié reste disponible.

Cette flexibilité accélère les validations et améliore l’expérience utilisateur.

4. Gestion des contrats et factures récurrentes

Les abonnements, contrats de maintenance et autres dépenses récurrentes représentent souvent une charge administrative importante.

Document Capture permet d’identifier ces factures récurrentes et de centraliser leur gestion au travers de contrats d’achat. Les équipes bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité sur les engagements financiers de l’entreprise.

5. Un archivage numérique sécurisé

Chaque document traité est conservé dans son format d’origine afin de garantir :

  • L’intégrité des données
  • La traçabilité des actions
  • La conformité réglementaire
  • Un accès rapide aux documents

Les utilisateurs peuvent retrouver une facture en quelques secondes grâce aux fonctions de recherche avancée.

Quels bénéfices pour les équipes financières ?

Les entreprises qui mettent en place Continia Document Capture constatent généralement :

  • Une réduction significative des tâches manuelles
  • Une diminution des erreurs de saisie
  • Des délais de traitement plus courts
  • Une meilleure visibilité sur les engagements fournisseurs
  • Une traçabilité renforcée
  • Une amélioration de la conformité

Selon Continia, jusqu’à 90 % des tâches manuelles liées au traitement des factures fournisseurs peuvent être automatisées.