Gérez les factures fournisseurs depuis Business Central

Continia Document Capture est une solution qui sert à importer, enregistrer, approuver et archiver des factures d’achat et des avoirs directement dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. D’autres types de documents, tels que les commandes clients, peuvent également est être traitées de manière similaire, avec une implication minimale de l’utilisateur. Cela vous épargne les efforts et les tracas d’avoir à enregistrer manuellement les documents entrants et à saisir des données.

Réduisez, voire éliminez, la saisie manuelle des données

Si vous travaillez dans le domaine de la finance, vous connaissez probablement l’objectif consistant à minimiser la saisie manuelle des données lors du traitement des factures d’achat, des avoirs et d’autres types de documents entrants.

Un document peut être un document papier numérisé, un fichier PDF ou un fichier XML importé dans Document Capture. Les fichiers PDF entrants sont automatiquement téléchargés à partir d’adresses e-mail prédéfinies. La technologie OCR intégrée transfère automatiquement les informations pertinentes du document vers les champs correspondants dans Business Central, ce qui vous permet d’enregistrer et de travailler rapidement et efficacement sur des documents entrants.

La solution prend en charge divers formats de documents, de fichiers PDF et de documents électroniques aux principaux formats de facturation XML.

Autrement dit, vous bénéficiez d’une solution complète pour communiquer efficacement avec vos fournisseurs dans le monde entier.

Reconnaissance avancée des caractères

La capture des données se produit lorsque des lignes sont reconnues sur une facture ou un avoir et celles-ci sont transférées vers des lignes d’achat. Les informations que vous devez capturer dépendent du type spécifique de document. Vous gérez tous vos documents au même endroit quel que soit le type de document.

Si vous devez importer des documents complexes, si vous avez un volume élevé de documents provenant de plusieurs fournisseurs différents, tels qu’une facture d’achat, une commande client, un contrat, un certificat d’article, un bon de livraison, un relevé client, etc., vous disposez désormais d’un processus automatisé pour les gérer.

Regroupement des documents commerciaux

Lorsque vous travaillez avec des commandes d’achat et de retours, vous bénéficiez d’un système capable de rapprocher automatiquement les documents. La fonctionnalité de concordance des commandes de Document Capture recoupe les documents commerciaux entrants tels que les factures d’achat et les avoirs avec d’autres documents connexes, par exemple les bons de commande, les bons de retour ou les expéditions de retour.

Tous vos documents sont comparés pour garantir une cohérence entre eux, ce qui signifie que si les documents correspondent (par exemple en termes de prix ou de quantité d’articles), ils peuvent être traités et approuvés automatiquement.

Approbation des documents

Vous souhaitez peut-être faire approuver vos factures d’achat et avoirs avant de les valider et de payer vos fournisseurs ? Vous pouvez approuver des documents à partir de Business Central ou en utilisant le portail d’approbation web de Continia. Cela signifie que tout le monde dans l’entreprise peut accéder au processus d’approbation à tout moment.

En même temps, vous disposez d’un accès direct aux archives numériques pour avoir une information précise quand et où vous en avez besoin.